Onlangs, nadat ik een hoop van mijn projecten voorstelde, werd mij – op een iets minder propere manier – gevraagd of mijn fecaliën bestaan uit tijd, en het inspireerde mij om het volgende artikel over “Time Management” te schrijven.

Zelf heb ik zeker niet de beste techniek in de hand, en durf ik ook wel eens mijn deadline te missen. Echter komt dit dan meestal door een extra hoeveelheid werk die ik mezelf opleg, gecombineerd met onvoorziene omstandigheden…

Toch denk ik dat dit artikel heel wat deviners kan helpen!

Hoe komt het dat deadlines niet gehaald worden?

Na er even over na te denken ben ik de volgende puntjes tegen gekomen die mij het meest pertinent lijken:

  • Geen goede inschatting van je tijd
  • Besluiteloosheid door faalangst
  • Te perfectionistisch willen zijn
  • Constante afleidingen
  • Niet weten wat de volgende stap is
  • De taken lijken onbelangrijk
  • Men blijft je storen

Hoe kunnen wij ons voorbij deze punten zetten?

Geen goede inschatting van je tijd

We zullen eens een bepaalde mythe uit de wereld helpen, mocht je er nog aan twijfelen:
Een tijdsplanning is een illusie.

Plannen is hetzelfde als gokken. De mensheid is er uitermate slecht in, te bepalen hoeveel tijd of geld iets in beslag gaat nemen. De praktische uitwerking is meestal zelfs mijlenver van het originele gedacht. Je moet ophouden met schatten en gokken, en overstappen op een systeem van prioriteiten.

We denken dat we kunnen gokken hoe lang iets duurt, maar op creatief gebied hebben we eigenlijk totaal geen idee. We gokken altijd gebaseerd op een scenario wat enkel en alleen mogelijk is als en slechts als alles vlekkeloos verloopt, terwijl in praktijk, dit nooit gebeurt. Lijst simpel weg alles op wat er moet gebeuren en stel prioriteiten. Los ze dan ook een voor een, achtereenvolgens op.

Besluiteloosheid door faalangst

Hier ga ik vrij kort rond zijn, omdat dit eerder een kwestie van mindset is waar je je over moet zetten: Leer jezelf hier over te zetten. Als je niets doet kan je ook niets mis doen (alhoewel, een deadline niet halen noem ik vrij mis), maar je kan zeker en vast niets bereiken. Er is niemand die iets degelijk bereikt heeft door niets te doen. Leer je hier over zetten en desnoods laat je anderen de beslissing maken. Niet iedereen is een decision-maker, net zoals niet iedereen een arbeider, ceo of bediende kan zijn.

Te perfectionistisch willen zijn

Niemand is perfect. Oorzaak numéro uno van gefaalde projecten is perfectionisme.

Mensen blijven de lancering, ontwikkeling of uitwerking uitstellen omdat het nog niet “perfect” is, met het zure gevolg dat het project nooit af raakt.
Leer dat “goed genoeg” vaak noodzakelijk is. Je zal geen “wow”-s en “cool”-s verdienen omdat je je fantastische skills niet kan showen, maar… It gets the job done. Period.
Onthou dat je “goed genoeg” later nog steeds om kan vormen naar “geweldig” als het nodig is.

Ik lanceerde GhostBloggers enkele weken geleden maar de helft van de pagina’s werkten nog niet eens. Als je een project uitrolt, lanceer gewoon de minimale versie en verbeter terwijl mensen het gebruiken en je waardevolle feedback geven.

Constante afleidingen

We leven in een digitaal tijdwerk. Alles zoeft op een hoog tempo voorbij. Dus het is begrijpelijk dat je afgeleid kan worden door al het lekkers aan digitale informatie dat langs je internetkabel voorbij zoeft. Misschien ben je ook moe, lui of gewoonweg niet geïnteresseerd… Slaap een keer goed, verwijder alle afleiding van je omgeving, trek je internet-kabel uit de mac en zet je gsm af.

Niet weten wat de volgende stap is

simpel, je weet sowieso wat het einddoel is. Deel dit einddoel op in grote tussenstappen – wat iedereen kan – om daarna de grote tussenstappen in zeer specifieke taken te splitsen. VAGE TAKEN ZIJN VERBODEN!
Specifieke taken zijn veel makkelijker op te lossen, tegenover vage taken die je nog moet uitdokteren en ontcijferen wanneer je er eigenlijk al aan bezig moet zijn.
Zorg er voor dat je taken zo klein worden dat ze relatief snel opgelost kunnen worden. Telkens je een kleine taak kan afkruisen, dan krijg je een geweldig gevoel van productiviteit, wat je opnieuw motiveert om een volgende stap te zetten.

Ahum, dit noemen ze een positieve vicieuze cirkel!

De taken lijken onbelangrijk

Hier ga ik even op het randje mijn eigen werkwijze uitleggen.

Als het project, de taak of todo waar je aan moet beginnen onbelangrijk lijkt, sta eens stil met de gevolgen die het niet uitvoeren van de taak kunnen meebrengen.
Indien deze niet echt erg zijn, overweeg de taak gewoon te schrappen en niet uit te voeren.
Wel moet je dit niet stiekem doen, maar de betrokken partijen – als die er zijn – goed te informeren.

Indien je echter merkt dat het wel een stevig negatief gevolg kan hebben, dan weet je ineens dat de taak niet onbelangrijk is en dus wel een goeie todo is.

Men blijft je storen

Je kent het wel, je krijgt een mailtje van iemand die je vraagt op een bepaald tijdstip iets te doen. Iemand anders zegt je op een bepaalde datum terug te bellen, een taak uit te voeren die ze makkelijk zelf kunnen of een afspraak vast te leggen. Wees licht egoïstisch en probeer op een subiele manier de taak naar de andere persoon terug te kaatsen.

Als mensen mij vragen hen terug te bellen dan weet ik onmiddelijk dat de kans vrij reëel is dat ik het vergeet. Met gevolg heb ik mezelf de gewoonte aangeleerd om simpelweg te reageren met mijn nummer en de tijdstippen wanneer ze mij op die dag kunnen bereiken.

Voeg de kunst van het weigeren toe aan je curriculum en leer nee te zeggen tegen nutteloze vergaderingen of bijeenkomsten. Leer nee te zeggen tegen tijdsverspillers en beperk de mogelijkheden dat mensen met je kunnen communiceren.

Deze tip heb ik van “The Four Hour Work Week” van Timothy Ferriss: Als iemand je op je nummer belt, kan je er van uitgaan dat het relatief dringend is. Handel daar dan ook naar en verspil geen tijd aan andere zaken. Als mensen starten met een “hoe is het met u” of “hoe gaat het” in plaats van recht to the point te komen, onderbreek deze persoon en zeg dat je over x minuten iets dringend moet doen, gevolgd door een “waarmee kan ik u helpen?”
Dit dwingt de beller snel zijn verhaal uit de doeken te doen zonder je tijd te verspillen.

BONUS: De beller gaat je aanzien als een druk en gevraagd persoon, en brengt (indien je vriendelijk was) een hele hoop respect voor je op.

Extra tips

Concentrate App voor Mac is een zalige tool die je favoriete sites kan blokkeren, het openen van programma’s kan weigeren en skype calls kan tegen houden. Als de modem uit de muur trekken iets te drastisch is voor je, dan is dit een goed alternatief!

Soms is het goed om even te wachten met een taak.
Het lijkt tegendraads, maar sommige mensen werken het best als ze te veel te doen hebben en vlak aan de deadline zijn. Als jij zo bent, overweeg dan extra taken op je te nemen, een bedrijfje te starten of iets anders te doen wat je een constante workload geeft. Indien je beter presteert onder druk, gewoon doen!

Zeer persoonlijke mening

KIJK NIET NAAR SERIES.
Beter nog, kijk naar geen enkel tv programma, zelfs niet het nieuws.

Series werken als het volgt: Trekt het eerste seizoen op niets en hebben ze niet genoeg kijkers, dan trekken ze de stekker er zomaar uit en weet je niet hoe het eindigen zal. Trekt de serie wel genoeg kijkers, dan blijven ze de serie aanlengen en steeds langdradiger maken tot ze kijkers verliezen en ze er het slechtste einde ooit aan moeten breien. Je hebt nooit een voldaan gevoel, enkel enorm veel tijd weggegooid.

Het nieuws is over-gesensationaliseerde rotzooi, besprenkelt met een hoopje geloofwaardigheid, gemengd met een load “I don’t give a fuck but you should”.
Wie weet er nog wat ze 12 dagen geleden op het nieuws zeiden? 6 dagen geleden? 2 dagen geleden?
Waar ik wel pro voor ben, zijn films. Een goeie film bezorgt je een 2 uur ontspanning, met een vast begin, midden en einde, waarbij een volledig verhaal uit de doeken gedaan wordt en waarna je met een voldaan gevoel kan stoppen kijken.

Nog een interessante presentatie

Je leeft slechts 1 maal, dus wat is het nut van je tijd te verkwisten? Wie weet flitst vanavond in het midden van een of ander verlaten kruispunt je leven voor je ogen voorbij. Wat ga jij zien? De 1095 afleveringen van weet ik veel, mooi en meedogenloos?